Связанные изменения: как выстроить правильный порядок
Один и тот же набор изменений, проведённый в разном порядке, даёт разный результат. Порядок определяется связями между участками, а не значимостью каждого.
Компания получила перечень необходимых изменений. Перечень обоснован: каждый пункт устраняет установленный дефект. Возникает вопрос очерёдности, и отвечают на него обычно одним из двух способов — по величине ожидаемого эффекта либо по остроте проблемы.
Оба способа выглядят разумно и оба игнорируют обстоятельство, которое определяет результат: изменения связаны между собой. Результат одного служит условием другого, а третье теряет смысл, пока не выполнено четвёртое.
Природа связи
Связь между изменениями бывает трёх видов, и каждый задаёт своё требование к очерёдности.
Условие. Изменение Б выполнимо только после А. Настройка приоритета подбора на складе не имеет смысла, пока системный остаток расходится с физическим: приоритет будет расставлен на заведомо неверных данных.
Усиление. А и Б работают в одну сторону, и совместный эффект превышает сумму отдельных. Единый источник данных и автоматическая сверка по отдельности дают частичный результат; вместе — замкнутый контур.
Погашение. А обесценивает Б либо делает его излишним. Устранение источника повторных обращений сокращает поток настолько, что расширение команды поддержки, запланированное отдельно, перестаёт требоваться.
Связи первого вида задают жёсткие ограничения очерёдности. Связи второго и третьего определяют, где очерёдность даёт выигрыш, а где создаёт лишние затраты.
Интернет-магазин с собственным складом: отгрузки срываются, системный остаток расходится с физическим из-за запаздывания проводок на приёмке и размещении. В перечне работ — приоритизация очереди подбора по сроку отгрузки, автоматическая фиксация статуса заказа, складская робототехника на участках высокого объёма. Ни одно из трёх не даёт результата раньше, чем остаток приведён в соответствие: приоритет расставляется на неверных данных, статус фиксирует движение к пустой ячейке, робот быстрее подъезжает туда же.
Источник: разбор №4, businessintegrator.ru
Ограничение и его расположение
Метод определения очерёдности разработан в теории ограничений Элияху Голдратта и состоит из последовательности шагов: найти ограничение системы, извлечь из него максимум при текущих условиях, подчинить ему остальные звенья, расширить его и затем повторить цикл, следя за тем, чтобы прежняя схема мышления не осталась новым ограничением.
Практическая ценность метода — в первом шаге. Усиление звена, не являющегося ограничением, не увеличивает пропускную способность системы: работа копится перед прежним узким местом. Затраты при этом понесены полностью, а измеримый результат отсутствует, что затрудняет продолжение работ.
Существенно, что ограничение может быть не физическим. Голдратт отдельно отмечал, что ограничением бывает правило: установленный порядок согласования, показатель, по которому оценивают сотрудников, регламент, переставший соответствовать объёмам. Такое ограничение снимается решением, а не вложением.
Усиление звена, не являющегося ограничением, увеличивает очередь перед прежним узким местом.
Случай нескольких независимых ограничений
Картина усложняется, когда ограничений несколько и расположены они в разных точках пути. Здесь очерёдность выводится не из одного узкого места, а из карты всех.
Показателен разбор воронки найма в финансовой компании, выводившей на рынок новую услугу. Подбор отставал от темпа роста, качество найма снижалось. Объяснение подразделения указывало на дефицит кандидатов и требовало расширения поиска.
Проход по воронке от отклика до выхода кандидата выявил три независимых ограничения. На входе — реальное исчерпание рынка узкой компетенции. На оценке — собеседования, проводимые руководителями параллельно основной нагрузке, отчего решения принимались поверхностно. В конструкции стимула — бонус, привязанный к факту выведенного кандидата безотносительно его пригодности.
Расширение поиска наращивало только первую точку, упираясь в исчерпанный рынок, и оставляло две остальные нетронутыми. Восстановление воронки потребовало работы по всем трём: контроля соблюдения протокола оценки, переноса бонуса на прохождение испытательного срока и обхода рынка сменой стратегии — наймом на потенциал из смежных областей.
Порядок здесь диктовался связью: разворот стимула без контроля оценки дал бы формальное соблюдение, контроль оценки без разворота стимула — сопротивление подразделения.
Как строится последовательность
Способ, применяемый в инженерном проектировании, переносится на организационные изменения без потерь. Строится матрица, где для каждой пары работ отмечено, служит ли результат одной условием другой. Работы, ни от чего не зависящие, образуют первый слой. Работы, зависящие только от первого слоя, — второй, и так далее.
Матрица даёт три вещи. Первую — жёсткую очерёдность там, где она обусловлена. Вторую — перечень работ, выполнимых параллельно, что сокращает общий срок. Третью — обнаружение взаимных зависимостей, когда две работы служат условием друг для друга: такие пары требуют совместного проведения либо разделения на части.
Первый шаг: перечень работ, каждая с указанием устраняемого дефекта. Второй: для каждой пары — служит ли результат одной условием другой. Третий: выделение работ без входящих условий — они образуют первый слой. Четвёртый: проверка каждой работы на принадлежность к ограничению; работы вне ограничения переносятся ниже независимо от их собственного эффекта. Пятый: сопоставление слоёв с ёмкостью компании к изменениям — число одновременных работ ограничивается составом участников.
Почему очерёдность по величине эффекта подводит
Оценка эффекта делается для изолированной работы: предполагается, что остальное остаётся неизменным. В связанной системе это предположение нарушается. Работа с высокой изолированной оценкой, поставленная после связанной с ней, даёт меньше расчётного, поскольку часть эффекта уже получена. Поставленная раньше условия — не даёт ничего.
Отсюда практическое правило: сравнивать по величине эффекта разумно только внутри одного слоя, между работами, доступными к выполнению сейчас. Сравнение работ из разных слоёв лишено смысла, поскольку они находятся в разных состояниях готовности.
Практический вывод
Последовательность перехода — самостоятельный результат разбора, соизмеримый по ценности с самим перечнем работ. Перечень отвечает на вопрос, что менять. Последовательность отвечает на вопрос, что из этого выполнимо сейчас и что станет выполнимым после.
Тот же разбор задаёт и темп: число работ в слое сопоставляется с ёмкостью компании к изменениям, и лишнее переносится дальше, вместо того чтобы начинаться и останавливаться.
Сессия OFA Express даёт карту связей между участками — то основание, из которого последовательность и выводится. OFA Deep доводит её до расчёта сроков и состава работ.
Business Integrator